Als ondernemer heb je te maken met verschillende communicatiestromen. Wie deze goed op elkaar afstemt, bespaart tijd. Heel veel tijd zelfs. Dagelijks e-mailverkeer is ook zo’n communicatiestroom, maar wel eentje waarvan we in de toekomst geen gebruik meer maken.
De meeste bedrijven gebruiken e-mail nu nog dagelijks. Het gebruik ervan is niet efficiënt, zeker wanneer meerdere mensen bij de mailing betrokken zijn. Ook is e-mail oncontroleerbaar, want als werkgever weet je niet wat in een mailbox van een medewerker gebeurt. Als ergens fouten worden gemaakt, moet je hiervan kunnen leren en processen eventueel bijstellen.
Hoe het dan wel moet
Hoe vinden we een goede vervanger van e-mail? Dit begint bij het vastleggen van informatie in de juiste informatiesystemen. Misschien mis je opties of velden om informatie te registreren en doe je dit er nu buiten. Zoek hier oplossingen voor. Kies voor duidelijke uniforme afspraken en gestroomlijnde processen. Zorg dat in ieder systeem op dezelfde manier wordt gewerkt. Hierna ga je systemen met elkaar verbinden.
Eén uniform systeem
Je krijgt één uniform systeem door koppelingen tussen losse pakketten te realiseren. Gegevens dubbel invoeren, dat hoeft niet meer. Sluit de workflows uit verschillende pakketten op elkaar aan en afdelingen gaan vanzelf eenvoudiger samenwerken. Sommige taken kunnen geautomatiseerd worden. De kans op fouten wordt kleiner en zaken worden niet meer over het hoofd gezien.
Ook kijken naar de externe systemen
Is het interne e-mailverkeer eenmaal tot een minimum beperkt, kijk dan ook naar externe systemen van klanten, partners en leveranciers. Neem bijvoorbeeld een boekhoudpakket: Jij maakt een factuur en deze staat direct in de boekhouding van de klant. Dat bespaart je het uitdraaien, versturen en het inboeken van de factuur. Zeker met terugkomende facturen scheelt dit veel tijd. Ook de accountant kan dankzij een koppeling direct meekijken in jouw administratie.
Bellen minder vaak nodig
Heb je een klantportaal of een webshop? Zorg dat Track & Trace, supporttickets, factuurinformatie en productinformatie samenkomen. Op deze manier hoeven klanten niet meer te bellen of te mailen. Doen ze dat toch, dan kun je ze eenvoudig helpen. Het resultaat: je krijgt grip op je eigen proces. Je neemt de controle en krijgt inzicht in wat er gebeurt in je bedrijf.
Maak gebruik van de mogelijkheden die je voor handen hebt. Het levert je niet alleen waardevolle inzichten op, maar ook een zeer efficiënte manier van werken. Wil je meer lezen over dit onderwerp of wil je hulp bij het inrichten van jouw communicatiestromen? Neem dan contact op met Arend Jan te Velde van Buro Flevo. Hij kan je verder helpen.