Deze gebruikers maken van zichzelf de sterkste schakel

We hadden er lang naartoe geleefd: het verzorgen van de workshop die inspeelt op de vraag hoe je zo slim mogelijk omgaat met de data binnen je bedrijf. Ik hoor je denken: die workshop verzorgt Buro Flevo toch al lang? Dat klopt, maar dit was de eerste keer dat deelnemers aan de workshop naar óns toekwamen.

We kregen vertegenwoordigers van verschillende bedrijven over de vloer en richtten ons nu niet tot meerdere vertegenwoordigers van één bedrijf. Dat leidde tot heel andere gesprekken. Er was dit keer immers niet één antwoord op de vraag hoe een bedrijf omgaat met data.

In dit blog neem ik je mee naar het verloop van de workshop.

Worsteling

Het viel ons direct op: de worsteling met het thema rondom het bewaren van data was groot. Wie hadden zich precies aangemeld voor de workshop? Dat waren afgevaardigden van bedrijven uit de AGRO, bouwwereld, handels- en productieservicebedrijven. Maar ook een bedrijfsrechercheur en een accountant. Om nog even bij de accountant te blijven, die vraagt zich bijvoorbeeld af hoe hij dient om te gaan met de voor hem geldende bewaarplicht van documenten versus de wet rondom anonimiseren. Twee regels die voor hem haaks op elkaar staan.

BHV cursus 

Onze workshop kun je vergelijken met de jaarlijkse BHV cursus die daarvoor aangewezen werknemers ieder jaar binnen een bedrijf volgen. Net als tijdens de BHV cursus leerden wij de deelnemers aan de workshop namelijk hoe je dient te reageren op een noodsituatie, wat je leert van een evaluatie, hoe je benodigde zaken regelt en tot slot: kennis met elkaar deelt. Net als de BHV cursus zou het een terugkerend opfrismoment moeten zijn.

Data van personeel

De deelnemers aan de workshop zijn de kennishouders op het gebied van data binnen hun bedrijf. Als professionals hebben zij de nodige basiskennis in huis. De workshop liet hen ieder probleem dat ter sprake kwam bij de horens pakken. Benoemen wat voor een veilige omgang met data nodig is, dat konden de deelnemers wel. Een terugkerend struikelblok bleken juist bijkomende zaken te zijn, zoals de omgang met data van personeel. Hoe wissel je bijvoorbeeld gegevens uit met een arbodienst, per mail of via een portaal? Daar zitten nog volop lekken.

Extra aandacht

Zaken waaraan nog gewerkt mag worden, hebben de deelnemers nu op het netvlies staan. Een verplichting zoals we die ervaren ten opzichte van de bhv-cursus is er nog niet, maar iedereen was zich absoluut bewust van de noodzaak om het bewaren van data extra aandacht te geven.

Leren van incidenten

Het is niet iets dat in één keer een onderdeel wordt van de bedrijfsvoering. Het moet er echt inslijten, en betrokkenen gaan vanzelf leren van incidenten. Je kunt het zien als een continu proces van verbetering. En de deelnemers aan de workshop? Die hadden het gevoel echt wat met de opgedane kennis te moeten gaan doen. Zo worden ze vanzelf de sterkste schakel in hun bedrijf.